SOLUTIONS / WORKFLOW AUTOMATION

繰り返す仕事を、
見直すところから。

フォームの回答を写す、表を照合する、毎回同じ案内を書く。まずは今の手順と例外を確かめ、道具で減らせる作業と、人が判断すべき仕事を分けます。

自動化を相談する ↗使っている道具が分かる範囲で十分です

WORKFLOW / BEFORE BUILDING

01 / INPUT情報はどこから来る？

フォーム・表・メール・手入力

02 / DECISION何を確かめる？

条件・例外・人による判断

03 / OUTPUT何を残し、誰に伝える？

記録・下書き・確認待ち

START WITH THE WORK

「AIを入れる」前に、
仕事をほどく。

自動化に向くかどうかは、手順が決まっているか、例外がどれだけあるか、間違えた時の影響で変わります。すべてを置き換える前提では進めません。手作業を残した方が安全な箇所も含めて整理します。

何回・誰が・どの道具で繰り返しているか
判断に使う条件と、よくある例外は何か
間違えた時に誰が気づき、どう戻せるか

POSSIBLE WORKFLOWS

相談できる4つの場面。

以下は作業の組み立て方を説明する例です。特定の企業で導入した実績や、削減時間を示すものではありません。利用中のサービスと権限を確認してから、実現できる範囲を決めます。

01 / WORKFLOW

フォームから一覧へ

いまの作業: 回答を見て、別の表へ手入力している
考えられる形: 入力項目と転記先を決め、必要な確認を挟んで記録する
先に確かめること: 重複、未入力、入力形式、担当者への通知

02 / WORKFLOW

表の照合・集計

いまの作業: 複数の表を毎回見比べている
考えられる形: 同じ条件で照合し、差分と確認待ちを分けて見せる
先に確かめること: 元データの更新、列の変更、例外行の扱い

03 / WORKFLOW

連絡の下書き

いまの作業: 同じ案内を何度も書き直している
考えられる形: 定型部分を組み立て、人が内容と宛先を確認する
先に確かめること: 送信権限、個人情報、誤送信を防ぐ手順

04 / WORKFLOW

AIを使う判断

いまの作業: 文章や問い合わせの整理に時間がかかる
考えられる形: AIに任せる部分と、人が必ず判断する部分を分ける
先に確かめること: 機密情報、出力の誤り、費用、再確認の担当

FICTIONAL PROCESS EXAMPLE

受付の転記を、
一つの流れで考える。

架空の小規模事業者が、問い合わせフォームの回答を表へ転記している想定です。実在の導入先や実績ではありません。

01 / RECEIVE回答を受け取る
必須項目や形式を確認し、足りない情報は確認待ちへ。
02 / CHECK重複と例外を分ける
同じ依頼がないかを見て、曖昧な内容は自動確定しない。
03 / REVIEW担当者が確かめる
内容と宛先を確認してから、次の連絡へ進む。

HOW WE WORK

動く仕組みより、
続けられる流れを。

いまの流れを見える化

作業の始まり、入力、判断、終わり、例外を一緒に書き出します。

一つの流れで試す

繰り返しが多く、確認しやすい範囲を選びます。既存の表や道具で足りるかも判断します。

失敗時の戻し方を決める

重複や誤入力、連携停止を想定し、記録・確認・手動での対応を用意します。

実データで確認して運用へ

担当者と実際の作業で試し、権限、費用、保守、変更時の連絡先を決めます。

DATA / PERMISSIONS / REVIEW

任せる範囲を、
曖昧にしない。

顧客情報や社内データを扱う場合は、利用中のサービス、保存先、閲覧権限、外部連携の条件を先に確認します。AIの出力をそのまま請求・契約・顧客対応の決定に使う設計は、確認方法を決めるまで進めません。

パスワードや認証コードは最初のメールに書かないでください。外部サービスの利用料、運用担当、障害時の手動対応も見積り前に整理します。

BEFORE YOU ASK

よくある確認事項。

AIを使う必要がありますか？

必ずしも必要ありません。決まった条件で処理できる作業は通常の自動化で足りる場合があります。入力と判断の内容を見て方法を決めます。

いまの表やフォームを使えますか？

利用中の道具、管理権限、データ形式を確認して判断します。既存の運用を残した方がよい場合もあります。

機密情報を最初に送る必要がありますか？

ありません。最初は作業手順と困りごとを説明してください。実データが必要な段階で、共有範囲と方法を相談します。

費用や効果はどう決めますか？

対象の作業、件数、例外、連携先、確認方法を見て制作範囲と費用を相談します。削減時間や成果を事前に保証しません。

START WITH ONE REPETITIVE TASK.

まず、一つの作業を
教えてください。

「毎回ここに時間がかかる」という説明から、使う道具と進め方を一緒に整理します。

AI・自動化を相談する ↗

繰り返す仕事を、見直すところから。

「AIを入れる」前に、仕事をほどく。